Wichtiges und Dringendes zuerst!
Konzentriere dich auf das, was wirklich wichtig ist.
Als Unternehmer, Selbständiger oder Führungskraft müssen wir jeden Tag unzählige Entscheidungen treffen. Unsere Entscheidungen haben dabei einen direkten Einfluss auf unsere Produktivität und somit auf unsere Ergebnisse. Aber auch auf unser Wohlbefinden und Zufriedenheit wirken sich diese täglichen Entscheidungen aus.
Beantworte ich jetzt sofort die zwanzig neuen E-Mails oder versuche ich erst die Mitarbeiterin aus dem Vertrieb zu erreichen, die mir noch ein paar Zahlen schuldet? Verzichte ich auf die Mittagspause, um meine Banken-Präsentation für morgen zu überarbeiten oder unterstütze ich besser den Mitarbeiter aus der Reklamation bei einem schwierigen Kunden?
Ob eine Entscheidung produktiv oder nicht produktiv ist und damit zu den gewünschten Ergebnissen beiträgt, kommt letztlich immer auf den Kontext an.
„Wie aber kann ich meine Entscheidungen denn bestmöglich treffen?“, frägst Du Dich jetzt vielleicht.
Meine Antwort: Nutze die Eisenhower-Matrix!
Diese unterstützt Dich dabei, Wichtiges und Dringendes zu erkennen und als Erstes zu erledigen!
Ob diese Matrix wirklich auf den ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower zurück geht, ist unsicher. Als Entscheidungshilfe im täglichen Wust an Aufgaben ist sie jedoch sehr gut geeignet.
Um Dir das zu veranschaulichen, möchte ich Dir nachfolgend diese Matrix kurz vorstellen. Und. Keine Sorge. Dies ist kein theoretisches Konstrukt sondern eine ganz pragmatische und praktische Unterstützung bei der Umsetzung Deiner täglichen Aufgaben.
Anhand der Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) gibt es vier Kombinationsmöglichkeiten bzw. Typen von Aufgaben.
Wichtiges und Dringendes zuerst!
Ich empfehle Dir, nimm Dir einen Zettel und einen Stift zur Hand und zeichne die Matrix einmal in Deiner persönlichen Schrift auf.
Damit prägt sich diese gleich viel besser bei Dir ein.
(meine Vorlage siehst Du weiter unten)
Die X-Achse (also die Waagrechte) läuft von links nach rechts und dabei von nicht dringend zu dringend.
Die Y-Achse (also die Senkrechte) läuft von unten nach oben und dabei von nicht wichtig zu wichtig.
Daraus ergeben sich vier Felder (Quadranten).
• Q1 (B) ist links oben: wichtig und nicht dringend
• Q2 (A) ist rechts oben: wichtig und dringend
• Q3 (D) ist links unten: nicht wichtig und nicht dringend
• Q4 (C) ist rechts unten: nicht wichtig aber dringend
In den unteren rechten Quadranten, also Q4 (C), gehören alle dringenden und nicht wichtigen Aufgaben. Das können routinemäßige Telefonate oder Kontakte zu Lieferanten sein oder die Erstellung eines Statusbericht für Deine Bank.
Wenn Du im Team mit Mitarbeitern arbeitest, solltest Du solche Aufgaben immer an kompetente Mitarbeiter delegieren.
Zwar wirst du nicht alle Ablenkungen durch C-Aufgaben vermeiden können. Versuche jedoch so wenig Zeit wie möglich mit den Q4-(C)Tätigkeiten zu verbringen. Sie rauben Dir Energie und Zeit für wirklich wichtige Dinge.
Der untere linke Quadrant Q3 (D) sammelt alle nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben ein. Tratsch in der Kaffeeküche, Newsletter, Beantworten von Werbeanrufen etc – all das sind Dinge, die nur einer Sache dienen: dem unnötigen Verschieben von wichtigen Aufgaben. Man bezeichnet dies auch als Prokrastination.
Wenn du also möglichst produktiv sein willst, solltest du den Quadranten Q3 (D) meiden.
Lass uns nun einen Blick auf die beiden relevanten, weil wichtigen Quadranten werfen.
Der Quadrant Q2 (A) befindet sich oben rechts. Hier geht es um wichtige und dringende Angelegenheiten. Wenn beispielsweise ein Familienangehöriger ins Krankenhaus eingeliefert wird, musst du sofort dorthin. Oder es brennt im Unternehmen oder es kommt zu einem Maschinenausfall.
Q2 (A)-Aufgaben sind notwendig, weil sie keinen Aufschub erlauben.
Aber: Wenn du deine Zeit allerdings ausschließlich mit diesen Aufgaben verbringst, kommst du deinen ursprünglichen Zielen kaum näher.
Der Quadrant mit der höchsten Produktivitätsrate ist Q1 (B).
Hier geht es um das, was wichtig, aber nicht dringend ist.
Das klingt zunächst widersprüchlich. Jedoch.
Wenn du deine Zeit darin steckst AM und nicht IM Unternehmen zu arbeiten, indem Du in strategische Planung, kreatives Denken, stetiges Lernen und die Pflege Deiner Kontakte und Beziehungen investierst, wirst Du zwar keine Ergebnisse mit sofortiger Wirkung erzielen, verbesserst aber nachhaltig deine Zufriedenheit und Produktivität.
Und damit letztlich auch die Deine Ziele leichter und rascher erreichen.
Tip 1: Nimm Stift und Zettel zur Hand und zeichne Deine persönliche Matrix auf.
Tip 2: Beginne mit einer Bestandsaufnahme und ordne deine täglichen Aufgaben den Quadranten 1 bis 4 zu, um unnötige Zeitfresser zu eliminieren.
Tip 3: Nutze diese einfache Zusammenfassung:
D ist nicht wichtig und nicht dringend, also ab in den Papierkorb
C ist nicht wichtig aber dringend, drum delegiere es möglichst an kompetente
Mitarbeiter oder Unterstützer
A ist wichtig und dringend, also erledige es am besten selbst und sofort
B ist wichtig aber nicht dringend, daher terminiere es für Dich und erledige es
Tip 4: Wiederhole diese Aufgabenaufteilung solange, bis Du diese verinnerlicht hast. Je öfter Du dies übst, desto klarer und einfacher wird es für Dich werden, Deine täglichen Aufgaben zu analysieren, richtig zuzuordnen und umzusetzen. B machst Du Selbst – die Königsdisziplin
Wir halten fest: Wenn du produktiv sein und Deine Ziele erreichen willst, sollte Deine erste Entscheidung lauten: Ich konzentriere mich auf die wirklich wichtigen statt auf die dringenden Aufgaben.
Dir fällt es schwer zu entscheiden, welche Aktivitäten in Deinen Q1 (B)-Bereich fallen?
Dann finde heraus, was dir im Leben wichtig ist (Vision), welche Ziele Du verfolgst und was Du zur Erreichung Deiner Ziele benötigst.
Gerne unterstütze ich Dich dabei.
Kontaktiere mich einfach per Email an kontakt@martin-reh.de
oder rufe mich an unter +49 89 588 089 116